Menu
Close
Apakah maksud produktiviti? Bagaimana kita mengukur produktiviti? Jawapannya bergantung pada industri atau peranan yang anda berada. Sebagai contoh,
a. jika anda melakukan jualan, ia mungkin diukur berdasarkan hasil yang diperoleh.
b. jika anda menjalankan pembuatan, ia mungkin diukur dengan bilangan produk yang dihasilkan dalam tempoh masa yang diberikan.
c. Jika anda melakukan tugas pentadbiran, ia mungkin diukur berdasarkan bilangan tugas yang diselesaikan setiap hari.
d. Jika anda berada dalam bidang perkhidmatan, ia mungkin diukur berdasarkan bilangan pelanggan yang dilayan.
Secara amnya, terdapat 4 faktor utama yang menentukan produktiviti – tenaga manusia, sumber, proses, masa. Bagaimanakah faktor-faktor ini saling berkaitan? Melalui komunikasi – yang sama pentingnya tetapi juga punca biasa kelewatan produktiviti. Kami telah mengenal pasti 3 salah faham utama yang membunuh produktiviti:
Kita sering mempunyai perasaan bahawa 'kita tahu' sesuatu, mungkin diperoleh melalui pengalaman kita. Kita membuat andaian berdasarkan sedikit maklumat yang kita ada dan kadangkala tidak pun bersusah payah untuk menjelaskan sama ada ia benar atau tidak. Sebagai contoh:
Rakan sekerja A: "Hai B, apa status laporan tu?"
Rakan sekerja B: "Oh, tidak apa-apa, saya sudah serahkannya Jumaat lalu. Akhirnya, kita boleh bernafas, tidak perlu lagi susulan untuk yang itu."
Rakan sekerja A: "Itu berita yang baik!"
Rakan sekerja B: "Mari kita fokus pada projek lain sekarang"
Daripada perbualan di atas, adakah anda tahu laporan yang mereka bincangkan? Tidak? Saya pun tidak. Bagaimana jika mereka hanya menganggap bahawa mereka berbincang tentang laporan yang sama? Akibatnya? Tiada siapa yang membuat susulan, hasil projek dan garis masa terjejas, kehilangan pelanggan.
Untuk mengelakkan kerugian sedemikian, mengapa tidak mengambil beberapa saat lagi untuk mengesahkan mesej, soalan, arahan? Saya percaya bahawa ia adalah tanggungjawab semua orang yang terlibat dalam perbualan.
Apakah perbezaannya? Mendengar merujuk kepada menerima gelombang ke telinga anda manakala mendengar melibatkan pemprosesannya menjadi maklumat kerana anda tahu anda perlu bertindak balas terhadapnya. Itulah sebabnya dikatakan bahawa 'apabila anda memahami, anda bertindak balas. Apabila anda mendengar, anda memberi respons. Biasanya mendengar bukannya memahami, adakah anda perasan bahawa kadangkala kita mengaktifkan penapis automatik kita dan hanya mendengar apa yang kita mahu dengar?
Jadi petuanya ialah, sentiasa ingat sebab anda mengadakan perbualan itu pada mulanya. Jika anda sepatutnya membalasnya, anda perlu mendengar dengan teliti mesej yang diberikan.
Apakah perbezaannya? Mendengar merujuk kepada menerima gelombang ke telinga anda manakala mendengar melibatkan pemprosesannya menjadi maklumat kerana anda tahu anda perlu bertindak balas terhadapnya. Itulah sebabnya dikatakan bahawa 'apabila anda memahami, anda bertindak balas. Apabila anda mendengar, anda memberi respons. Biasanya mendengar bukannya memahami, adakah anda perasan bahawa kadangkala kita mengaktifkan penapis automatik kita dan hanya mendengar apa yang kita mahu dengar?
Prasangka adalah seperti penapis yang ditetapkan awal yang anda hidupkan untuk perkara atau orang tertentu, walaupun kita mungkin tidak pernah menggunakan perkara itu atau bertemu orang itu sebelum ini. Sebagai contoh, apabila anda membuat tanggapan awal bahawa:
Contoh 1: B pemalas – kerja yang dilakukan oleh B mungkin tidak disediakan dengan baik. Jadi saya perlu melakukan beberapa lapisan pemeriksaan untuk memastikan semuanya betul.
Contoh 2: C tidak pandai menguruskan wang dan sentiasa tidak mempunyai wang yang mencukupi menjelang akhir bulan – C pasti akan pinjam wang daripada saya jika dia melihat saya. Jadi saya akan mengelak daripada berjumpa dengannya.
Contoh 3: Barang murah tidak tahan lama – kerana ia diperbuat daripada bahan murah yang berkualiti rendah. Jadi saya hanya akan membeli barang yang mahal kerana ia biasanya tahan lama dan berkualiti tinggi.
Ambil ini ke tempat kerja – walaupun prasangka terhadap orang lain adalah sikap yang buruk, ia juga tidak sihat, terutamanya bagi mereka yang bersikap prasangka. Mengapa? Kerana ia menyebabkan ketidakselesaan, gangguan, kemarahan, dan kekecewaan. Semakin lama perasaan ini dipendam dalam diri anda, semakin tidak bahagia anda. Berbaloikah? Cara terbaik untuk mengubah ini adalah dengan mengubah penapis atau persepsi anda terhadap orang lain. Jika mereka benar-benar malas, tidak bertanggungjawab, memberi pengaruh negatif kepada orang lain, dsb…, maka anda harus bercakap dengan mereka, bersikap REAL.
Sebelum memulakan perbualan, tanya diri anda 3 kali – apa yang anda mahu dapatkan daripada penerima atau sampaikan kepada penerima itu? Ini penting untuk anda jelas dengan tujuan perbualan dan hasil yang anda inginkan supaya anda bersedia untuk menangkap perkara yang betul. Dengan kata lain, jadilah orang yang mempunyai tujuan dan niat yang jelas semasa berbual. Tidak mengapa untuk berfikir selama beberapa saat sebelum bercakap.
Sebelum bertindak balas terhadap sesuatu situasi atau masalah, luangkan masa untuk memahami situasi tersebut terlebih dahulu – apakah masalahnya? Siapa yang terlibat? dan sebagainya. Tanya soalan yang betul kepada orang yang betul untuk mendapatkan maklumat yang anda perlukan bagi membuat keputusan yang tepat. Fikirkan bagaimana perkara itu penting bagi anda. Anda akan mendapati diri anda fokus untuk mencari punca utama dan penyelesaian kepada masalah. Anda akan sedar bahawa anda sedang berusaha ke arah penyelesaian bukannya menentang orang yang terlibat.
Sama seperti komputer yang berbeza berjalan dengan perisian dan program yang berbeza, begitu juga dengan minda manusia. Itulah sebabnya imej anda tentang piza mungkin tidak sama dengan imej piza orang lain. Jadi, apabila berkomunikasi dengan orang lain, cuba kenal pasti bahasa dan program mereka dan bina mesej anda sewajarnya.
Selalunya orang terperangkap dalam dilema antara berpegang kepada prinsip mereka atau melanggar peraturan demi hubungan. Dalam kes ini, apa yang boleh anda lakukan? Mulakan dengan mengenal pasti garis hubungan – siapa, apa, bagaimana ia berlaku? Ingat untuk melihat gambaran yang lebih besar dan berfikir dengan teliti, adakah berbaloi untuk memutuskan hubungan? Amalan terbaik adalah untuk mengutamakan Manusia dahulu, kemudian Perkara. Walau bagaimanapun, ia adalah subjektif kepada situasi dan nilai anda. Hubungan vs. Prinsip – yang mana satu akan anda pilih?
